Privacyverklaring

Verzamelen van gegevens

iT-novative heeft als missie haar klanten op ICT-gebied te ontzorgen. Indien noodzakelijk houden wij onder andere de volgende persoonsgegevens/bedrijfsgegevens van u bij:

• NAW-gegevens van uw vestigingen;
• Inlognamen, wachtwoorden, e-mailadressen en telefoonnummers van u en uw medewerkers;
• Inlog- en contactgegevens voor de ICT-diensten die u bij derden afneemt en waar wij namens u contact mee onderhouden;
• Uw klantnummer bij partners waarmee wij namens u contact dienen te onderhouden;
• Inloggegevens van alle (rand)apparatuur welke wij dienen te beheren;
• IP- en MAC-adressen van uw internetverbinding en netwerkapparatuur;
• TeamViewer-ID's en bijhorende wachtwoorden;
• Namen van de apparaten binnen uw netwerk (pc's, printers, servers, ...);
• Namen en toegangscodes voor wifinetwerken;
• Pincodes/beveiligingscodes van mobiele apparaten zoals tablets en telefoons;
• Gegevens van uw back-upomgeving, inclusief encryptiesleutels.

Een en ander is afhankelijk van de diensten die u bij ons afneemt. Gegevens die niet noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze dienstverlening houden wij niet bij.

U heeft altijd de vrije keuze om zonder opgaaf van reden bepaalde gegevens niet aan ons te verstrekken. Wij zijn niet verantwoordelijk voor enig negatief effect dat het niet verstrekken van deze gegevens op onze dienstverlening kan hebben.

Gegevensverwerking

iT-novative zal uw persoonsgegevens enkel raadplegen:

• Om de dienst te verlenen welke is overeengekomen met u als klant;
• Indien dit bij wet verplicht is;
• Op uw verzoek.

Beveiliging van interne systemen

Wij hechten veel belang aan een goede beveiliging van uw en onze gegevens. iT-novative maakt onder andere gebruik van de volgende voorzieningen om onze klantgegevens veilig te stellen:

• Firewall van gerenommeerde merken (momenteel Zyxel);
• Antivirussoftware van gerenommeerde merken (momenteel Sophos);
• Anti-ransomwaresoftware van gerenommeerde merken (momenteel Sophos);
• SSL-beveiliging voor al het e-mailverkeer;
• Encryptie van laptops en tablets welke door onze medewerkers gebruikt worden;
• Encryptie van alle klantgegevens op onze servers;
• Wachtwoorden en sleutels opgeslagen in een encrypted wachtwoordkluis, welke is opgeslagen op schijven die ook encrypted zijn (dus dubbele encryptie);
• Smartphones en tablets van onze medewerkers worden op afstand gewist bij diefstal of verlies;
• 2-factor-authenticatie en SSL voor het helpdeskplatform;
• Periodieke installatie van (beveiligings)updates en steekproeven op back-ups;
• Onze servers worden 24/7 gemonitord door een managed-services-monitoringsysteem (momenteel SolarWinds). Bij afwijking van normwaarden ontvangen wij een melding, welke wordt opgevolgd door onze medewerkers;
• Accountblokkering na 5 mislukte inlogpogingen — enkel de beheerder kan het account daarna vrijgeven;
• Alle systemen zijn voorzien van een time-out waardoor medewerkers opnieuw moeten inloggen na een periode van inactiviteit (doorgaans 15 minuten).

Organisatorische veiligheidsmaatregelen

• Medewerkers die uit dienst treden worden direct geblokkeerd;
• Wachtwoordbeleid met complexiteitseisen;
• In onze bedrijfspolicy staat gespecificeerd dat medewerkers hun systeem dienen te vergrendelen wanneer zij het station verlaten (bijvoorbeeld bij toiletbezoek);
• Thuiswerkers mogen alleen werken op de beveiligde servers van iT-novative of een laptop van de zaak.

Back-up van interne systemen

iT-novative maakt onder andere gebruik van de volgende voorzieningen om onze klantgegevens te back-uppen:

• Encrypted back-up naar usb-disk;
• Encrypted back-up naar onze servers in datacenter;
• Encrypted back-up naar onze NAS-systemen;
• Encrypted back-up naar online platform (op dit moment Microsoft Azure).

Registratie en logging

• Elke inlog of inlogpoging ten aanzien van ons helpdesksysteem wordt gelogd;
• Werkzaamheden voor onze klanten worden geregistreerd in het helpdesksysteem, inclusief timestamp (datum, tijd en naam medewerker).

Het recht om vergeten te worden

• Zolang u klant bent, kunnen wij niet uitsluiten dat enkele historische gegevens in onze systemen achterblijven wanneer u bepaalde diensten bij ons heeft afgenomen en later heeft stopgezet;
• Als u onze dienstverlening opzegt, zullen wij uw gegevens standaard nog maximaal 3 jaar in ons archief bewaren. Daarna zullen wij deze verwijderen. Dit doen wij omdat het in de praktijk voorkomt dat klanten na een mindere ervaring met een andere dienstverlener later weer bij ons terugkomen. Ook komt het voor dat ex-klanten ons contacteren om historische informatie bij ons op te vragen;
• Op uw verzoek kunnen wij deze gegevens ook per direct wissen. Dat betekent uiteraard wel dat wij op dit vlak geen nazorg meer kunnen verlenen.

Partners

iT-novative kiest haar partners met zorg uit. Hierbij wordt extra aandacht besteed aan het niveau van veiligheid dat deze partners bieden. Dit is een continu proces. Wanneer één van onze partners op enig moment onvoldoende beveiliging biedt en niet bereid is deze te verbeteren, zullen we daar afscheid van nemen.

Aan deze partners wordt enkel strikt noodzakelijke gebruikersinformatie verstrekt. Indien gewenst kunt u een lijst van deze partners bij ons opvragen.

Cookies en vergelijkbare technieken

Deze website gebruikt geen analytische of marketingcookies en plaatst zelf geen cookies om bezoekers te volgen. Er is één uitzondering: op de formulieren (contact, IT-scan en wachtlijst) gebruiken we Cloudflare Turnstile om spam en misbruik via geautomatiseerde formulierinzendingen tegen te gaan. Deze dienst is functioneel noodzakelijk om de formulieren veilig te kunnen aanbieden en volgt bezoekers niet voor advertentiedoeleinden. De lettertypen van de website worden vanaf onze eigen server geladen, niet via een externe dienst.

Vragen over deze verklaring

Heeft u vragen over hoe wij met uw gegevens omgaan, of wilt u gebruikmaken van uw rechten? Neem contact op via info@it-novative.nl of 024 3333 190.

iT-novative — Schoolstraat 14, 6641 DC Beuningen — KvK 90693485 — 024 3333 190 — info@it-novative.nl